湖北工程学院教职工因公出国手续办理说明

前  言

1.此说明根据上级和学校文件整理，供教职工办理因公出国手续参阅，我们尽力保证根据最新文件及时更新，如有变动以学校通知为准。

2.因公出国是指因工作或学习需要，以湖北工程学院教职工身份使用国家或单位、个人或邀请方经费赴国外参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等相关公务活动；因公出国管理包括出国任务、人员和经费审批，因公护照申办和管理以及通过因公途径申办签证等。

3.国际合作与交流处主要负责管理学校教职工因公派出政策、任务审批等出国境相关事务，并向教职工提供办理因公护照、签证等手续的服务。

第一步：准备出访材料：

1.邀请函

邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上；邀请函若非中文或英文，需提供翻译件。

2.填写相关表格

《湖北工程学院教职工出国（境）校内申请审批表》

《办理出国任务批件 护照事项表》

《因公出国申请表》(副厅级以上干部先拟出国备案报告给省委组织部，待批准后和请示文件一起提交省外办)

《因公临时出国人员备案表》

《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》

《湖北工程学院教职工赴国（境）外参加学术交流活动申请表》（凡参加国（境）外学术交流活动者填写）

第二步：提交申报

提交申报前，出访人员应规划好出访行程，确认出访任务信息、出访国家或地区及经费负担方式等，将相关材料提交至国际合作与交流处完成签批手续。

1.因公出访需有明确的公务目的和实质性内容，出访单位与出访目的必须与出访人员身份一致。

2.填报的出访日期是指出发和返回的出入境日期（一般以边防出入境章为准），为完成公务，应根据出访实际情况，结合出访时限规定，按照“精简节约”的原则统筹确定出访日期。

3.若经费支付方式为“双方共同支付”，需清楚说明湖北工程学院需支付的类别、金额和天数等明细内容。

4.填报完毕下载打印出访申报相关表格，按表格说明完成签批手续。

注：严禁不履行因公出国任务报批手续，擅自出国执行公务活动。

第三步：审批环节

我校因公出国（境）管理实行上级主管部门、学校以及院系、相关职能部门分级审批的“三级管理模式”，申报人（或经办人）必须在行前至少2个月准备并提交申报材料。

1.公示及审批。因公出访，必须首先完成出访公示手续，公示时间一般不少于五个工作日。公示结束后，按照所属人员类别将准备完善的材料交所在单位党总支、行政负责人签字审批并盖章。

2.国际合作与交流处和相关部门复核。人员出访需财务部预算审批，如出访任务或经费涉及多个部门，另需相关部门出具意见。

3.学校主管领导根据所在单位和各相关部门意见做出批示。

4.学校主管领导审批通过后，国际合作与交流处将出访人员材料报送至省政府外事办公室办理任务批件和因公护照。

第四步：护照/签证等手续办理

1.出访任务获得批准后，按照要求将因公护照、签证材料送至国际合作与交流处。

2.如已经持有因公护照或有效签证，应确认护照有效期从返回之日算起大于180日，签证应为多次有效签证。

3.材料审核后将送省政府外事办公室受理，签证受理时间根据各使馆情况有所差别，美国需至少提前3个月开始办理，其它国家一般应提前2个月开始办理，申报人应合理妥善安排时间提交材料，以免影响出行。

4.出国前应购买紧急救援险等境外保险。

注：持因公护照预约面谈、办理签证等签证手续均须通过我校国际合作与交流处办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使馆或通过其它渠道办理签证。

第五步：证件领取及保管

1.新办因公护照/签证（出境证）取回后，申报人（或经办人）将收到短信/邮件通知前往国际合作与交流处领取证照并核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证（出境证）有效期和停留期及出入境次数等信息。如发现有误，请及时联系学校国际合作与交流处。

2.出访任务结束后7日内，须将证件交回国际合作与交流处保管。

注：严禁持用因公护照私自出境及办理因私事务。

第六步：行前教育

国际合作与交流处对出国人员进行爱国主义、外事纪律、安全保密、外事礼宾礼仪、文明守法、证照安全使用等方面的行前教育，使出访人员在出访期间始终绷着一根安全弦，确保出访公务的顺利完成。

第七步：出访总结及财务报销

1.出访任务结束后，应及时进行出访总结。教职工应在出访任务结束后15日内提交归国总结至国际合作与交流处，举办至少2场学术讲座。

2.如需进行财务报销，出访人按要求填写《因公临时出访证照收缴证明》，持任务批件及《教职工出国（境）校内申请审批表》自行前往财务处办理报销事宜。